Как суметь справиться сразу со всеми делами

Итак, глава поручил тебе 10 дел и требует, дабы результаты по всем десяти были срочно и все на высоком уровне. А рядом — коллеги, каковые редко выполняют тишину и еще реже ничего от тебя не желают, беспрерывно приходят визитёры, на почту лавиной сыпятся сообщения, и ты, увещевая обиженного клиента, обдумываешь ответ на самое срочное… Меньше, сумасшедший дом, где знание правил игры не имеет значения.

Как совладать со всеми делами сходу

Мирослава, менеджер по работе с клиентами: "Это совсем стандартная обстановка фактически в любом офисе. Многим из нас вменяют в обязанность делать пара дел в один момент. А вдруг мы не справляемся, что не редкость часто, нас ругают, угрожают наказаниями, в общем, создают воздух немыслимого стресса. Конечно, в таковой нервозной обстановке мы делаем неточности уничтожаем не те документы, куда макар телят не гонял отправляем письма, показываем неправильные даты, отчего на отечественные головы валятся угрозы и новые проклятия.

Получать таковой организации работы, при которой на мне исполнение лишь одной конкретной задачи, безтолку. Опасаюсь, работу поменять придется через чур довольно часто. Значит, изменяться придется мне. Но как в одночасье превратиться в Юлия Цезаря?

Вот в чем вопрос".

Дабы совладать со всеми делами – делайте что-то одно

Можем с уверенностью заявить: не следует питать зависть к Юлию Цезарю. Уже доказанный факт, что мозг может действенно заниматься в одну единицу времени лишь одним делом. Остальные выполняются за счет стремительного переключения с одного занятия на второе.

В этом смысле показательный опыт совершили французские ученые Сильвен Шаррон и Этьен Кошлен (Национальный университет медицинских исследований и здравоохранения, Париж).

На протяжении опыта стало известно, что, в соответствии с МРТ мозга испытуемых, мозг разделяет две задачи между двумя полушариями, исполнение же третьей и последующих задач блокируется. Свойство к двузадачности в равной степени свойственна и мужчинам, и дамам. Наряду с этим необходимо осознавать, что автоматические действия наподобие пережевывания пищи и ответ задач, требующих интеллектуальных упрочнений, — это совсем не одно да и то же. Последние выполняются за счет подключения высших отделов мозга.

И тут больше двух задач не потянуть, будь ты хоть трижды гений. К примеру, загрузка внимания при мытье полов — 9%, при забивании гвоздей 40%, при вождении автомобиля — 60%, подсчете денег — 80%. Вот и поразмысли, легко ли делать параллельно еще одно дело при концентрации внимания в 60-80%.

Справляться с делами необходимо действенно

Весьма интересно и изучение ученых университета Юты (США), результаты которого продемонстрировали, что люди, каковые всегда занимаются исполнением нескольких дел в один момент, делают это неэффективно.

Более того, они уже не в состоянии сконцентрироваться на одном деле. Фактически, они и хватаются за все без исключение, только бы не зависать на чем-то конкретном. Любопытно, что приблизительно 70% людей, с которыми проводилось изучение, думали, что они хорошие мультитаскеры.

Доктор наук Дэвид Стрейер, проводивший изучение, доказал, что это иллюзия. Талантов в области многозадачности раз-два и обчелся, а правильнее, их всего около 2%. Быть может, Юлий Цезарь и относился к данной маленькой категории, которую Стрейер именует "супертаскерами". Он говорит, что у этих людей особенным образом трудятся определенные участки лобного отдела коры головного мозга.

Не убедили?

Тогда еще одно вывод — от Маргарет Мур, которая есть директором Университета коучинга при поликлинике McLean (филиал Гарвардской медицинской школы), и соавтором книги Organize Your Mind, Organize Your Life. Она такого же мнения придерживается, что отечественный мозг не может решать пара задач в один момент. Необходимо выделить приоритетную цель и дать ей все внимание — отключив телефон, закрыв мессенджеры и поставив таймер на 20-30 мин., дабы посвятить это время лишь одной проблеме. Но, не все так конкретно.

Ученые из Орегонского университета (США) уверены в том, что рассредоточенность внимания возможно нужна. Необходимо смотреть за любой информацией, которая касается твоей деятельности, поскольку свободно возможно пропустить что-то вправду серьёзное. Уведомления из и Foursquare определенно зло. Лавина же сообщений по делу требует внимания к каждому сообщению.

Мультитаскинг это тренд, и необходимо привыкать не только трудиться, но и жить в этом формате.

Совладать с делами окажет помощь умение переключаться

Инна, денежный аналитик: "В отечественном отделе имеется работник, которого возможно смело назвать действенным мультитаскером.

Он скоро переключается с одной работы на другую, не путая поручения, не забывая время встреч и имена клиентов, с радостью берется за тяжелые случаи, не опасается кризисных обстановок. Настоящий problem solver. Я на его фоне чистый монотаскер. Корплю над одной задачей, и другие для меня на текущий момент не существуют. И, понимаете, я ему питаю зависть к".

А вот питать зависть к не нужно. Если ты монотаскер, это нисколько не принижает ни твоих интеллектуальных, ни творческих свойств. Моцарт имел возможность придумывать три музыкальных произведения сходу. Бах и Гайдн имели возможность трудиться лишь над одним произведением в какой-то период времени. И все они очень способные композиторы.

По этому поводу многие эксперты в один голос твердят: значительно лучше все делать попеременно и не гнаться за славой мультитаскера. Джордан Графман, начальник направления когнитивной нейронауки Национального университета неврологических инсульта и расстройств, заверяет: нам лишь думается, что мы делаем пара дел сходу. В действительности мы располагаем задачи в определенном порядке и решаем, какую из них сделать в конкретный момент времени. Вывод: развитие мультитаскинга — это развитие свойства скоро переключаться между задачами. Утешительная новость: имеется методики, каковые разрешают справляться с наплывом проблем и заданий.

Дабы совладать с делами – поставьте их в очередь

Все знают, что стремительное ответ задачи зависит от свойства трудиться сосредоточенно. Но не все могут не отвлекаться на посторонние вещи. Особенно страдают люди с воображением.

Кстати, кое-какие отвлечения кроме того нужны. Продолжительная глубокая концентрация непременно приводит к утомлению. Исходя из этого необходимо выделить 5-10 мин. в течение каждого часа умственной работы на маленький отдых (пара физических упражнений, гимнастика для глаз и т. д.).

Стремительное переключение с одной задачи на другую без утраты эффективности кроме этого дело тренировки. Но сперва рекомендуем пройти тесты на уровень распределения и степень концентрации внимания.

В большинстве случаев, это таблицы с цифрами различных цветов либо картинами, каковые необходимо сгруппировать в определенном порядке за ограниченное время. В случае если результаты средние либо того хуже, тренируйся, пока не улучшишь их.

Достаточно простое упражнение: попытайся в один момент писать правой рукой и левой цифры по порядку, после этого через одну либо в обратном порядке. Израсходуй на это пара мин. и отметь количество неточностей.

Позже займись чем-нибудь вторым, а через 5-10 мин. возвратись к упражнению. И без того пара раз в течение часа. С каждым разом неточностей будет меньше. Второй вариант: попытайся в один момент писать различными руками различные слова, к примеру левой рукой — собственный имя, правой — фамилию. Либо рисовать на бумаге либо обрисовывать одной рукой в воздухе круг, а второй -треугольник.

Третий вариант: попытайся просматривать попеременно две либо три различные книги — 15 секунд каждую книгу. Нужно, дабы книги были похожи по содержанию. После этого разработай замыслы прочтённого в этих книгах.

Совладать с делами окажут помощь приоритеты

Существуют золотые правила тайм-менеджмента, помогающие распределить задачи верно.

Ежедневно перед тем как приступить к работе поразмысли, какие конкретно задачи необходимы (must do) для исполнения. Такие задачи принципиально важно отделять от текущих и стремиться их выполнить любой ценой, даже в том случае, если текущие будут очень сильно мешать.

Израсходуй пара мин., дабы проанализировать и классифицировать ежедневный перечень задач на А-, В-, и С-приоритеты.

А — необходимые задачи (must do); В — это задачи класса необходимые — серьёзные, каковые, если не реализовать сейчас, вероятнее, станут А на следующий день; С — эти дела прекрасно было бы сделать, но их до тех пор пока возможно попридержать либо сделать, в то время, когда все А и В будут реализованы либо хотя бы частично выполнены.

Взгляни, какие конкретно текущие задания ты можешь делегировать сотрудникам. Привычка все делать самой — нехорошая привычка.

В то время, когда необходимо сосредоточиться на чем-то ответственном, заблокируй нужное время в собственном календаре и скажи об этом тем людям, каковые смогут тебе помешать. Покинь открытым лишь экстренный канал связи для избранных.

А электронные средства связи, включая телефоны и смартфоны, отключи.

Отключи совсем либо выставь статус "не дешева" в сетях и разнообразных приложениях, дабы тебя не смогли дотянуться по каким-то мелочам.

В случае если задача достаточно сложная, вынуди себя вникнуть в нее, а не лезть в почту либо в соцсети — как бы забрать паузу на "поразмыслить".

В то время, когда необходимо переключиться на новое задание, забудь о том задании, которое ты делала до этого, дабы всецело сосредоточиться на ответе новой неприятности.

Ольга, менеджер отдела продаж: "Необходимо в обязательном порядке записывать каждое задание. Более того, в случае если на исполнение безотлагательно выданного главой задания требуется большое количество времени, то с этим перечнем необходимо обратиться к главе и задать ему вопрос: от каких дел отказаться, дабы сделать именно это задание? Да, так происходит, что в течение практически часа задания тебя атакуют. В таковой ситуации основное не нервничать и не метаться, а методично щелкать по перечню.

Главе, клиенту либо коллеге говоришь нормально и с уверенностью: освобожусь — сделаю. И никто больше не дергает. В таком и рабочем, и эмоциональном режиме легко отбивать атаки дел а также все успевать. И ощущать себя в конце дня радостной.

Хорошая методика, но и она не всегда спасает. Наталья, начотдела сбыта: "Мы все подкованные люди, прошедшие несколько тренинг. Но правда в том, что хороший тайм-менеджмент, органайзеры типа Микрософт Outlook, must do-перечни и другое в том же духе мало оказывают помощь.

Да, я вижу, что у меня накопилась куча дел, но дальше этого наблюдения не двигаюсь. В течение рабочего дня я приобретаю десятки сообщений, жалоб, распоряжений, и проигнорировать хоть один из них я . Я пробовала составить перечень приоритетов, но руководство легко превращает его в ничто, подбрасывая очередную неотложную задачу".

В случае если необходимо совладать со всем сходу

Такая обстановка — ужасный демотиватор.

Уже нет никакого жажды затевать новый, пускай увлекательный и перспективный проект, в случае если видишь, что при таковой организации и он точно утонет в ворохе попутных срочных дел. В далеком прошлом известно: самый ненасытный пожиратель времени и сил — постоянное раздумывание над делами, каковые нужно бы сделать. Дэвид Аллен, создатель популярного способа управления временем GTD (Getting Things Done), убедительно доказал, что запрещено мозг превращать в хранилище данных.

Отечественная кратковременная память умудряется удерживать в себе все недоделанные дела. Но мы-то можем думать в один момент лишь о двух либо трех вещах. В итоге отечественный мозг находится во взрывоопасном состоянии из-за умственной перегрузки. Хуже того, мы привыкаем жить в стрессе. Ну да, я так живу, сообщишь ты.

А что, возможно по-второму? Возможно. И необходимо.

Обучитесь организовывать данные

Способ GTD Дэвида Аллена тем и оптимален, что оказывает помощь разгрузить мозг и добиться контроля над собственными делами:

Не держи ничего в голове.

Записывай на бумаге, печатай в текстовом процессоре, в общем, фиксируй любым эргономичным тебе методом. Все твои дела должны лежать перед тобой.

Точно у тебя полно клочков бумаги либо спикеров с текстами либо телефонными номерами. Разберись, для чего ты их хранишь. Это что-то нужное либо легко мусор?

Найдя нужную данные, организуй ее: все идеи разбей на проекты, любой из которых имеет цель, список и идеальный результат активных шагов по достижению результата.

Каждая совокупность прекратит трудиться, в случае если ее систематично не обновлять. Хотя бы раз в неделю.

Все изменяется весьма скоро, и перечень дел к концу рабочей недели точно устареет: часть шагов выполнена, часть направляться запланировать, а кое-какие проекты, быть может, уже не актуальны, и тогда долой их из перечня. не забывай, без этого всякое упорядочивание собственной жизни не имеет смысла.

Составь перечень активных шагов и проектов: распечатай его либо загрузи в смартфон.

Итак, все разложено по полочкам, распланировано, загружено в файл (либо распечатано) — пора и за дело. Ориентируйся на таких ситуации:

Имеется дела, каковые возможно сделать лишь посредством компьютера (нужна информация из Интернета) либо лишь посредством телефона. Такие дела оптимальнее объединять в серии.

Ты ощущаешь себя в силах написать отчет, но стоит ли затевать столь эпический труд, в случае если в твоем распоряжении максимум 20 мин.? Перераспредели дела так, дабы для масштабных начинаний и времени имелось порядочно. Велик соблазн начать, а позже закончить, но учти: дабы возвратиться к ранее делаемому делу, понять, на чем ты остановилась, и продолжить с того момента, часто требуется еще куча времени. Несложнее говоря, в случае если составление отчета занимает в большинстве случаев два часа, то при необходимости сделать пара телефонных звонков, ответить на письма и сбегать за документами ты можешь не успеть и за целый рабочий сутки.

Бросая дело и возвращаясь к нему опять и опять, ты снижаешь собственную эффективность в 5 раз.

Кроме того если не справились с делами, разрешите себе отдохнуть

Не следует хвататься за непростые и важные задачи, в случае если ощущаешь усталость либо пребываешь в нехорошем настроении. Такое состояние уже не просто большой риск неточностей, это их гарантия. И напротив, в случае если энергия кипит , возьмись за самое неподъемное — во время драйва такие дела делаются легко.

И запомни правило 10/90: 10% времени, затраченного на планирование исполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее ответе.